TEMA
Sistema de facturación electrónica. Obligaciones formales. Documento soporte de pago de nómina electrónica. Requisitos y periodicidad.
FUENTES FORMALES
– Artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
– Resolución DIAN No. 000013 de 2021; Artículo 62 de la Ley 4 de 1913.
– Oficio DIAN No. 914809 de 2021.
La DIAN recordó que para la inclusión del concepto de vacaciones en el documento de pago de nómina electrónica, deberá tenerse en cuenta lo dispuesto el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, en el cual se establece que el citado documento electrónico se origina en razón a: (i) los pagos o (ii) abonos en cuenta que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador. Reiteró que «dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo, el cual a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios debe entenderse de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 21-1 del Estatuto Tributario» (Oficio DIAN No. 912416 de 2021).
Sumado a lo anterior, indicó que debe tenerse en cuenta que las deducciones por vacaciones en que incurran las sociedades que llevan contabilidad por el sistema de causación «se entienden realizadas en el año o período en que se causen, aun cuando no se hayan pagado». (Cfr. Sentencia de la Sección Cuarta. CP. Jorge Octavio Ramirez del 12 de noviembre 2015 Radicación 19708).
Adicionalmente, señaló que los valores a incluir en el mencionado documento por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado -como las prestaciones sociales, entre otros-, deberán incluirse por el total reconocido (por pago o abono en cuenta, lo que suceda primero), en el periodo gravable que se pretendan imputar.
Respecto al plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, indicó que esta deberá efectuarse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta. Según criterio de la DIAN, esta la limitación temporal solo aplica para el documento soporte de pago de nómina electrónica y no para las notas de ajuste del mismo.
Señaló que tratándose del límite temporal que tiene el sujeto obligado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste del citado documento, deberá tenerse en cuenta lo señalado en el Oficio DIAN No. 914809 de 2021, mediante el cual esta Entidad indicó lo siguiente:
«toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, éste deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente« (subrayado fuera de texto).